Je hebt een vergaderlocatie gehuurd om een grotere vergadering dan normaal te houden, of omdat je een keertje een andere locatie wilde gebruiken. Vergaderlocaties zijn over het algemeen niet hele sfeervolle ruimtes, zeker niet indien je deze niet zelf hebt ingericht op kantoor maar hebt gehuurd van een ander. De sfeer is echter belangrijk voor een succesvolle vergadering. Een ontspannen en tevreden werknemer is immers een productieve werknemer. Hoe kun je een gehuurde vergaderlocatie het beste inrichten?
Kiezen vergaderlocatie
Heb je nog geen vergaderlocatie gehuurd? Dan heb je nog de keuze om voor een goede locatie te kiezen. Houdt allereerst rekening met de grootte van de ruimte. Het is natuurlijk belangrijk dat voor iedere genodigde een plaats is, maar ga in de grootte van de ruimte niet te ver. Een te grote ruimte voor een kleinere vergadering kan al gauw kil overkomen. Persoonlijk geef ik de voorkeur aan kleinere ruimtes, omdat dit een veiliger gevoel geeft.
Let bij het kiezen van de vergaderlocatie ook op de doel van jouw vergadering. Wil jij een zakelijke, formele vergadering organiseren? Zorg dan bijvoorbeeld voor een strakke inrichting met de benodigde elektronica, zoals een beamer en verschillende schermen. Wil jij juist een ontspannen en informele vergadering organiseren? Zorg dan dat de vergaderlocatie die jij uitkiest een huiselijke sfeer heeft, met warme kleuren.
Last minute inrichten
Heb jij de vergaderlocatie al gehuurd en eigenlijk helemaal niet gelet op de inrichting en sfeer hiervan? Dan bestaat de kans dat de ruimte niet de sfeer afgeeft die jij bij jouw vergadering wil hebben. Zorg dat je altijd de vergaderlocatie al hebt bezocht voor de vergadering zelf, zodat je nog iets aan de inrichting kan doen. Je kan er bijvoorbeeld voor zorgen om een aantal bloemboeketten in mooie vazen mee te nemen of wat sierkussentjes en schilderijen. De kleinste woonaccessoires kunnen een heel verschil maken in de sfeer en daarmee het verloop van jouw vergadering.
Heb jij niet van tevoren jouw vergaderlocatie gecheckt en kom je aan in een kille en formele vergaderzaal, terwijl je juist een ontspannen sfeer wilde? Vrees dan niet: ook binnen een uur kun je de vergaderlocatie nog enigszins redden! Door een emergency-sfeer-pakket mee te nemen naar iedere vergaderlocatie, kun je elke locatie naar eigen wens inrichten.
Voor het creëren van een informele sfeer binnen geringe tijd, kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat je altijd gekleurde mokken voor koffie en thee en een mooie schaal gevuld met koekjes en gebakjes meebrengt naar de locatie. Zorg ook voor een standaard stapeltje tijdschriften in jouw auto. Deze kun je over de tafel kan verspreiden. Dit zorgt voor een “koffiecorner”-sfeer en bovendien voor gespreksonderwerpen die van de covers af te leiden zijn. Ook is het als last remedy een mogelijkheid om een collega te vragen voor het meebrengen van een met mooie bloemen gevulde vaas.
Wil je juist een formelere sfeer creëren in een uur tijd? Haal dan allereerst alle sfeervolle accessoires weg uit de vergaderlocatie. Zorg voor een standaard voorraad bloknoten en pennen met de naam van jouw bedrijf in de auto, die je kunt verspreiden over de tafel. Verder zou je ervoor kunnen zorgen dat je ook standaard een flipover in de achterbak hebt liggen. Schrijf hier de te bespreken vergaderpunten op, zodat de focus gelijk wordt gelegd hierop.
