Een congres organiseren is niet iets wat u zomaar doet. Het vergt een goede voorbereiding. Zodra u er mee bezig bent, komen er steeds meer dingen aan bod die belangrijk zijn en geregeld moeten worden. Een goede voorbereiding is dus het halve werk en daarom geven we een aantal tips die ervoor zorgen dat u goed voorbereid aan het congres kunt beginnen. Natuurlijk is elk congres anders, maar wij geven een aantal algemene tips die u bij elk congres kunt toepassen.
Tip #1: Gastenlijst
Wie nodigt u allemaal uit? Wie komen er naar het congres? Is het vrij toegankelijk of een besloten congres? Denk goed na wie uw doelgroep is. Is het gehele congres voor iedereen of zijn er bepaalde momenten voor bepaalde groepen mensen? Breng dit van tevoren in kaart zodat de inhoud van het congres hierop aansluit.
Tip #2: Uitnodigingen
Tegenwoordig kunt u gemakkelijk een uitnodiging versturen via het internet. Dit doet u bijvoorbeeld door iedereen een e-mail te sturen of u kunt ervoor kiezen om een automatische uitnodiging via internet te maken en die te versturen. Daarnaast is het belangrijk dat alle informatie in de uitnodiging staat. Hierbij moet u denken aan; locatie, tijd, kleine uitleg over het congres en hoe de gasten zich kunnen aan- of afmelden in geval van ziekte bijvoorbeeld. Het zijn de kleine dingen die ervoor zorgen dat u zo duidelijk mogelijk bent naar de gasten toe.
Tip #3: Congreslocatie
De locatie van het congres is ontzettend belangrijk. Er zijn heel veel congreslocaties in verschillende steden in Nederland. Het is belangrijk dat u kijkt wat u precies nodig heeft. Hoeveel gasten gaat u uitnodigen? Wat is een centrale plek voor uw congres? Wanneer u weet waar uw gasten vandaan komen, kunt u een plek uitkiezen die daar op aansluit. Houd bij het kiezen van een locatie eveneens rekening met de bereikbaarheid van de congreslocatie. De gasten moeten wel eenvoudig genoeg naar het congres kunnen reizen met de auto of het openbaar vervoer.
Dit moet u doen als u een congres organiseert!
1.1: Evalueer: zorg altijd voor een goede evaluatie. Dit zorgt voor leerpunten voor uzelf en zo komt u erachter wat u de eventueel volgende keer anders zou kunnen aanpakken.
1. 2: Vraag om feedback: vraag de bezoekers wat ze ervan vinden. Doe dit door bijvoorbeeld een email achteraf te sturen of een invulformulier in te laten vullen achteraf!
Tip 4: Bekend maken
Tot slot is het belangrijk dat u uw congres goed gaat promoten en zo specifiek mogelijk inspeelt op uw doelgroep. Wanneer u een community wilt bereiken of een specifieke besloten groep dan is het belangrijk dat uw marketinguitingen niet voor iedereen te zien zijn, maar alleen voor mensen waarvan jij wil dat ze komen. Dit doet u door gebruik te maken van nieuwsbrieven en campagnes op basis van gebieden/interesses op bijvoorbeeld social media of Google.
